Zertifiziert, und dann?

Zertifiziert, und dann?

Ein Berufsbild bekommt eine Hürde

Über Jahrzehnte war der Zugang zur Immobilienverwaltung bemerkenswert offen. Für die gewerbliche Tätigkeit brauchte es eine Erlaubnis nach § 34c GewO, ein fachlicher Qualifikationsnachweis war damit aber nicht verbunden. Wer verwalten wollte, konnte verwalten. Und das in einem Feld, in dem es um Beschlussfassung, Jahresabrechnungen, Instandhaltungsrücklagen und Bauvorhaben mit sechsstelligen Volumina geht. Mit der WEG-Reform 2020 hat der Gesetzgeber reagiert und in § 26a WEG erstmals einen Sachkundenachweis für die Wohnungseigentumsverwaltung eingeführt: den zertifizierten Verwalter. Als solcher darf sich bezeichnen, wer vor einer Industrie- und Handelskammer nachgewiesen hat, dass er über die notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügt. Die Details regelt die Zertifizierte-Verwalter-Prüfungsverordnung. Seit dem 1. Dezember 2023 zählt die Bestellung eines zertifizierten Verwalters zur ordnungsmäßigen Verwaltung. Das heißt: Jeder einzelne Wohnungseigentümer kann verlangen, dass seine Gemeinschaft entsprechend qualifiziert verwaltet wird.

Was die Prüfung tatsächlich verlangt

Die Prüfung besteht aus zwei Teilen, die beide bestanden werden müssen. Der schriftliche Teil umfasst rund 50 Aufgaben in 90 Minuten und deckt die vier in der Verordnung definierten Themenbereiche ab: vom Wohnungseigentumsrecht über kaufmännische Grundlagen bis zu technischen Zusammenhängen am Gebäude. Der mündliche Teil dauert mindestens 15 Minuten. Die Prüfung kann bei jeder IHK in Deutschland abgelegt werden, die Gebühr liegt je nach Standort zwischen etwa 140 und 350 Euro. Wer besteht, erhält ein bundesweit gültiges, unbefristetes Zertifikat. Wichtig ist die Reichweite. Gemeint sind die Personen, die unmittelbar mit Verwaltungsaufgaben befasst sind, also diejenigen, die Eigentümerversammlungen leiten oder außerhalb der Versammlung Entscheidungen treffen. Hausmeister oder reine Leitungsfunktionen ohne operative Verwaltungstätigkeit fallen nicht darunter. Eine Verwaltungsgesellschaft gilt als zertifiziert, wenn die unmittelbar mit der Verwaltung betrauten Mitarbeitenden zertifiziert sind. Und für reine Mietobjekte gilt die Regelung ohnehin nicht, sie betrifft die WEG-Verwaltung.

Die Ausnahmen, über die selten gesprochen wird

An dieser Stelle wird es unübersichtlich, und genau hier liegt die erste Schwäche der Regelung. Eine ganze Reihe von Qualifikationen ist der Prüfung gleichgestellt. Volljuristen, Immobilienkaufleute, geprüfte Immobilienfachwirte und Personen mit einschlägigem immobilienwirtschaftlichem Hochschulabschluss dürfen sich als zertifizierte Verwalter bezeichnen, ohne die IHK-Prüfung abzulegen. Fachlich ist das nachvollziehbar. In der Praxis führt es dazu, dass der Begriff „zertifiziert" sehr unterschiedliche Ausbildungswege und sehr unterschiedliche Aktualität von Wissen abdeckt. Hinzu kommen Ausnahmen bei kleinen Gemeinschaften: Der Anspruch kann entfallen, wenn weniger als neun Sondereigentumsrechte bestehen, ein Eigentümer selbst verwaltet und nicht mindestens ein Drittel der Eigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangt. Und schließlich: Die Bestellung eines nicht zertifizierten Verwalters ist anfechtbar, aber nicht nichtig. Wer den Beschluss nicht innerhalb der Frist angreift, hat eine wirksam bestellte, nicht zertifizierte Verwaltung. Die Zertifizierung ist auch keine Voraussetzung für die Erlaubnis nach § 34c GewO. Ohne aktives Verlangen der Eigentümer bleibt die Regelung damit in weiten Teilen eine Option statt einer Pflicht.

Wo das Zertifikat endet

Der Sachkundenachweis ist ein Fortschritt. Er setzt erstmals einen definierten Mindeststandard und macht Qualifikation überprüfbar. Das ist in einer Branche, in der Eigentümer bisher kaum objektive Vergleichskriterien hatten, mehr wert, als es auf den ersten Blick wirkt. Nur sollte man ehrlich benennen, was er nicht leistet. Das Zertifikat ist eine Momentaufnahme. Es wird einmal erworben und gilt unbefristet, während sich Rechtsprechung, energetische Anforderungen und technische Standards fortlaufend verändern. Die Weiterbildungspflicht nach der Gewerbeordnung von 20 Stunden in drei Jahren steht daneben und ist bewusst niedrigschwellig angesetzt. Vor allem aber prüft die Zertifizierung Wissen, nicht Leistung. Sie sagt nichts darüber aus, ob Anrufe beantwortet werden. Ob Jahresabrechnungen fristgerecht kommen und verständlich aufgebaut sind. Ob ein Schaden nach drei Tagen bearbeitet ist oder nach drei Wochen. Ob Eigentümer Zugriff auf ihre Unterlagen haben oder jedes Dokument einzeln anfragen müssen. Genau das sind aber die Punkte, an denen Eigentümergemeinschaften Verwaltungsqualität erleben. Eine Prüfung kann eine Voraussetzung schaffen. Ersetzen kann sie den Nachweis im Alltag nicht.

Warum die Regelung trotzdem die richtige Richtung ist

Bei aller Kritik: Die Einführung des zertifizierten Verwalters wirkt, nur anders, als oft angenommen. Sie professionalisiert die Branche von zwei Seiten. Nach innen zwingt sie Unternehmen, Qualifikation systematisch zu planen: Wer verwaltet welche Objekte, wer muss geprüft sein, wer wird als Nächstes qualifiziert. Das ist Personalentwicklung, die vorher vielerorts nicht stattgefunden hat. Nach außen gibt sie Eigentümern ein Argument an die Hand. Die Frage „Sind Sie zertifiziert?" lässt sich nicht wegdiskutieren, und sie ist ein legitimer Einstieg in ein Gespräch über Qualität. Für den Markt hat das eine Nebenwirkung, die zur aktuellen Lage der Branche passt. Anforderungen an Qualifikation, Dokumentation und Compliance steigen insgesamt, durch § 26a WEG, aber auch durch ESG-Vorgaben und regulatorische Neuerungen. Für sehr kleine, inhabergeführte Betriebe ohne Nachfolgeperspektive wird dieser Aufwand zu einem weiteren Argument, über Übergabe oder Zusammenschluss nachzudenken. Qualifikation skaliert in Strukturen besser als im Alleingang.

Was Eigentümer wirklich fragen sollten. Wenn Sie eine Verwaltung auswählen, ist die Zertifizierung eine sinnvolle Eingangsfrage, aber nur die erste. Fragen Sie zusätzlich, wer konkret Ihr Objekt betreut und ob diese Person zertifiziert ist, nicht nur die Geschäftsführung. Fragen Sie, wie viele Einheiten auf eine Objektbetreuung entfallen. Fragen Sie, innerhalb welcher Frist Sie eine Antwort bekommen und wie Sie an Ihre Unterlagen kommen. Fragen Sie, wann die Jahresabrechnung erfahrungsgemäß vorliegt. Und fragen Sie, wie Weiterbildung im Unternehmen organisiert ist, nicht ob, sondern wie. Die Antworten auf diese Fragen sagen mehr über die kommenden Jahre aus als jedes Zertifikat an der Wand.

Unser Ansatz bei unitra.

Bei unitra. erfüllen wir die Anforderungen des § 26a WEG und betrachten sie als Ausgangspunkt, nicht als Ziel. Qualifikation ist bei uns kein einmaliger Nachweis, sondern Teil der Struktur. Wir investieren kontinuierlich in Weiterbildung und digitale Kompetenz unseres Teams, weil sich die Anforderungen in Recht, Technik und Gebäudeenergie fortlaufend verändern. Und wir machen Qualität dort messbar, wo sie für Eigentümer spürbar ist: über klare Erreichbarkeit, nachvollziehbare Abrechnungen und eine Plattform, auf der Dokumente, Vorgänge und Zahlen jederzeit zugänglich sind. Ein Zertifikat beantwortet die Frage, ob jemand die Grundlagen beherrscht. Die eigentliche Frage lautet, was daraus im Alltag entsteht. Daran wollen wir gemessen werden.